Au cours des dernières années, les entreprises canadiennes ont fait face à une hausse de l’inflation, à une volatilité des taux d’intérêt et à une incertitude économique globale. Cette incertitude exerçant une pression sur leur croissance et leur rentabilité, il est de plus en plus important qu'elles surveillent de près leurs résultats financiers et s’assurent d'être prêtes à réagir aux perturbations imprévues.
« Les entreprises continueront sans doute de subir les effets de l'incertitude économique. Elles devront s'appuyer sur des bases solides pour gérer en amont les coûts et la rentabilité, sans quoi la volatilité économique pourrait les placer dans une situation financière très difficile », explique Charlotte Zhen, directrice principale au sein des Services-conseils en gestion.
Dans ce contexte imprévisible, il est important de comprendre l’approche de gestion des coûts à adopter dans diverses situations. Certaines entreprises pourraient devoir réduire leurs dépenses rapidement pour résoudre des problèmes financiers urgents (réduction des coûts). D’autres pourraient vouloir réduire les dépenses n'engendrant que peu de valeur pour réinvestir les économies réalisées et ainsi favoriser leur croissance et leur rendement à long terme (optimisation des coûts).
Dans cet article, nous examinons certaines façons d’optimiser les coûts de manière pratique et durable grâce à une approche intégrée, axée sur les affaires et fondée sur le numérique.
Qu’est-ce que l’optimisation des coûts, et en quoi est-elle nécessaire?
L’optimisation des coûts vise à ce que les coûts engagés par une entreprise créent de la valeur et soutiennent l’ensemble des objectifs de l’entreprise. Les nouvelles solutions numériques proposent des moyens novateurs et simplifiés d’optimiser les coûts, ce qui permet aux entreprises d’en faire plus avec moins.
« L’optimisation des coûts consiste à cibler les dépenses inutiles et les activités redondantes, puis à les rationaliser pour réduire les coûts le plus possible tout en gardant à l’esprit les répercussions sur les principales parties prenantes de l’entreprise », explique Haya Elaraby, directrice au sein des Services-conseils en gestion.
Pour une entreprise, l’optimisation efficace des coûts peut présenter les avantages suivants :
À la base, la stratégie d’optimisation des coûts commence par la détermination et la mise en œuvre d’occasions pratiques et ponctuelles de réaliser des économies qui créeront un effet d’entraînement immédiat. Ces initiatives efficaces visent à réaliser rapidement des gains qui jetteront les bases d’une gestion durable des coûts.
Lorsqu’on détermine les possibilités d’optimisation des coûts, il est essentiel de garder le client au cœur du processus décisionnel afin de favoriser une rentabilité et une croissance durables à long terme.
Trois raisons pour lesquelles les initiatives de gestion des coûts ne répondent souvent pas aux attentes
La gestion efficace des coûts exige une approche polyvalente et systématique de contrôle des dépenses à l’échelle de l’entreprise. Il s’agit d’un processus complexe qui peut être entravé par divers problèmes.
Les entreprises attendent souvent de subir une pression financière avant d’envisager l'optimisation de leurs coûts, ce qui les empêche de gérer les dépenses en amont et d'éviter la perturbation de leurs activités.
Par exemple, si une entreprise cherchait à optimiser ses coûts en période de croissance, plutôt qu’à les réduire en réaction à des difficultés financières, elle pourrait améliorer ses processus de manière préventive et stratégique, puis rediriger peu à peu ses ressources en gérant adéquatement le changement, ce qui lui permettrait de réduire les perturbations.
Lorsqu’une entreprise met en œuvre des initiatives visant à réaliser des économies de coûts, elle perd souvent de vue ses objectifs stratégiques à plus long terme. Par conséquent, la réduction de coûts amorcée peut entraîner la hausse éventuelle de ceux-ci.
La modernisation des systèmes et des processus demande un investissement initial, mais la réticence ou l'incapacité à les mettre à niveau peut entraîner des frais d’exploitation plus élevés, une compétitivité moindre que celle des pairs du secteur et une dégradation des résultats financiers à long terme.
« La résistance au changement entrave la flexibilité et peut empêcher les entreprises de mettre en œuvre des initiatives d’optimisation des coûts », indique Haya Elaraby.
Nous sommes conscients de ces obstacles et aidons les clients à les atténuer lorsqu’ils élaborent leurs programmes d’optimisation des coûts. Notre approche vise à augmenter l’efficacité et l’efficience de leurs activités en amont, à adapter les initiatives d’optimisation des coûts à leurs objectifs à court et à long terme de même qu'à favoriser la réussite de la mise en œuvre de diverses solutions au moyen de structures diligentes de gestion du changement et de la gouvernance de programmes.
Une approche de l’optimisation des coûts intégrée et axée sur les résultats
Puisque les hauts dirigeants ont des points de vue différents en matière d’optimisation globale des coûts, la collaboration et l’harmonisation sont essentielles pour s’assurer que les occasions relevées et mises en œuvre correspondent aux objectifs globaux de l’entreprise.
Voyons comment les équipes de gestion peuvent collaborer pour favoriser l’optimisation des coûts.
Étape 1 : Harmonisation avec les objectifs stratégiques
Avant d’entreprendre un exercice d’optimisation des coûts, les membres de la haute direction doivent s’entendre sur l’objectif de l’initiative et les résultats escomptés. Voici quelques questions essentielles que les dirigeants pourraient se poser :
- Y a-t-il urgence de réduire le budget dans une certaine mesure pour favoriser la stabilité financière ou veut-on réduire au minimum les dépenses non productives et attribuer les économies aux investissements qui engendrent de la valeur?
- Comment peut-on recourir à l’optimisation des coûts pour obtenir un avantage concurrentiel et ainsi s’assurer que nos produits et services se démarquent de ceux des autres?
- Comment peut-on réaliser des économies tout en tenant compte de la vision à long terme?
Il sera avantageux pour l’équipe de direction d’établir des lignes directrices et des balises claires à l’égard des éléments clés à prendre en considération, notamment l’incidence sur l’expérience des clients et des employés, la volonté et la capacité d’investir dans l’efficacité à long terme ainsi que l’importance des changements nécessaires. Ces décisions permettront aux dirigeants de comprendre les contraintes des occasions d’optimisation des coûts relevées pour leurs fonctions respectives.
Étape 2 : Détermination des possibilités fonctionnelles d’optimisation des coûts
C'est à cette étape que les hauts dirigeants peuvent tirer parti d’une approche fondée sur l’analyse et le tri pour cibler les possibilités d’optimisation des coûts dans leurs fonctions respectives. Voici quelques exemples de questions que les dirigeants pourraient se poser à cette étape :
- Quels sont les principaux facteurs de coût ou domaines d’intérêt dans mon secteur fonctionnel?
- Est-ce que les dépenses ont augmenté considérablement dans certaines catégories au fil du temps?
- Comment peut-on simplifier nos processus pour réaliser des économies? Y a-t-il des coûts qui étaient auparavant justifiés, mais qui ne le sont plus en raison du changement d’orientation stratégique ou des méthodes de travail de l’entreprise?
- Mon équipe consacre-t-elle du temps à des activités qui ont une valeur stratégique limitée? Comment l’analyse et l’automatisation peuvent-elles contribuer à réduire le temps qui leur est consacré?
- Comment peut-on tirer parti de l’automatisation et des initiatives numériques pour réaliser des gains d’efficacité et réduire les pertes pour nos processus et nos gens? Comment peut-on optimiser nos investissements technologiques pour réduire les dépenses qui n'engendrent que peu de valeur ajoutée et attribuer les économies réalisées aux activités qui en produisent davantage?
Les réponses à ces questions permettront aux hauts dirigeants de réfléchir aux occasions d’améliorer l’utilisation du temps et des capacités de leurs employés, de simplifier et de rationaliser les processus et de miser sur la technologie pour favoriser l’efficacité ainsi que l’efficience.
Elles mèneront à l’élaboration d’initiatives de réduction des coûts propres à chaque fonction, comme les suivantes :
La pratique exemplaire consiste souvent à générer des gains rapides pour favoriser une croissance continue et ainsi libérer des ressources qui nous permettront de nous concentrer sur des initiatives d’optimisation des coûts à plus long terme et à plus grande échelle. Lorsqu’on sélectionne les initiatives d’optimisation des coûts à mettre en œuvre, il est tout aussi essentiel d’évaluer les investissements nécessaires et les risques qui devront être gérés.
Étape 3 : Mise en œuvre d'un programme d’optimisation des coûts
Un programme d’optimisation des coûts sera plus avantageux si les mesures prises pour tirer profit des occasions relevées le sont en temps opportun, de façon à atteindre les objectifs financiers établis initialement. Pour y parvenir, la structure de gouvernance du programme doit mettre l’accent sur la responsabilisation et la résolution des difficultés.
Une structure de gouvernance efficace est généralement constituée des éléments suivants :
- Un comité directeur chargé de superviser le programme d’optimisation des coûts;
- Un bureau de gestion de projets qui fait régulièrement état au comité directeur de la progression des initiatives clés et des résultats correspondants ainsi que des risques et difficultés nécessitant une résolution;
- Des équipes responsables du flux de travail qui mènent à bien les initiatives déterminées.
BDO peut contribuer à l'optimisation pratique et durable des coûts de votre entreprise
Nos solutions d’optimisation des coûts sont adaptées aux besoins de votre entreprise en fonction du contexte sectoriel dans lequel elle évolue, de son rendement opérationnel actuel et de vos objectifs stratégiques à court et à long terme. Nous nous assurons que les occasions cernées sont pratiques et réalisables. Nos équipes vous aident à déterminer et à mettre en place des solutions qui généreront des retombées immédiates et susciteront l’essor de votre entreprise ainsi qu'à repérer des possibilités d’innovation et de développement à plus long terme et à plus grande échelle visant à optimiser vos coûts.
« Nous comprenons que nos clients ont des priorités qui leur sont propres et qu’il n’existe pas d’approche universelle en matière d’optimisation des coûts. Nous voulons nous assurer que nos clients atteignent leurs objectifs financiers et s’acquittent de leurs obligations financières à court terme, tout en les engageant sur la voie de la réussite à long terme », affirme Charlotte Zhen.
Dans le cadre d’un mandat d’optimisation des coûts, notre équipe examine d’abord vos données financières actuelles dans le but de cerner les principaux facteurs de coûts et de rentabilité. Ce mandat comprend une consultation gratuite menant à un projet de mise en œuvre de quatre à six semaines qui vous permettra de gérer vos coûts en amont et de vous préparer à faire face à toute instabilité économique.
Prenez rendez-vous avec notre équipe dès aujourd’hui pour une consultation gratuite.
Sam Abdulrrazek
Associé, Services-conseils en gestion
[email protected]
Jesus Ballesteros
Associé, Services-conseils en gestion
[email protected]
Charlotte Zhen
Directrice principale, Services-conseils en gestion
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Vincent Mok
Directeur principal, Services-conseils en gestion
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Haya Elaraby
Directrice, Services de consultation en gestion
[email protected]