Le gouvernement du Québec a instauré la Loi sur les compétences (communément connue sous le nom de Loi du 1 % sur la formation) pour obliger les entreprises à investir dans le développement de la main-d’œuvre et favoriser l’acquisition de compétences et d’habiletés chez les employés.
Plus spécifiquement, la Loi 90 oblige les entreprises dont la masse salariale est égale ou dépasse 2 000 000 $ à consacrer l’équivalent d’au moins 1 % de cette masse salariale dans la réalisation d’activités de formation qui visent le développement des compétences de leur personnel.
Dépenses éligibles ou non ?
Plusieurs éléments doivent être pris en compte pour déterminer si une dépense reliée à la formation est admissible ou non, en vertu de la loi. La condition d’admissibilité primordiale est que l’activité doit avoir pour objet le développement des compétences, la qualification ou la reconnaissance des compétences requises pour un titre d’emploi donné.
Les activités de formation généralement admissibles sont :
- Les formations externes ;
- Le remboursement des frais de scolarité ;
- Les conférences, colloques, etc. ;
- Les formations en cours d’emploi pour les nouveaux employés ;
- Les formations internes diverses ;
- Le e-learning (selon certaines conditions).
Veuillez noter que ces dépenses de formation ne sont pas automatiquement admissibles et que certaines conditions doivent être remplies selon le type de dépenses de formation. Les aspects à considérer comprennent la certification ou non du formateur, l’inclusion de la formation dans un plan de formation de l’entreprise, la disponibilité d’un plan de formation spécifique et le lien direct entre la formation et les compétences ou connaissances requises pour le poste occupé par l’employé. Par exemple, une formation de secourisme en milieu de travail ne serait pas éligible pour un commis de bureau, alors qu’elle pourrait l’être pour une infirmière, étant donné que les compétences acquises sont tout à fait en lien avec les responsabilités et tâches d’une infirmière.
Documenter les dépenses de formation
Si vous croyiez que de simplement calculer vos dépenses était suffisant, sachez que ce n’est pas le cas. Il importe de consigner toutes les informations relatives aux activités de formation, tant internes qu’externes, et de rédiger un plan spécifique de formation pour chaque titre d’emploi. Ces plans fournissent l’information sur ce qui est inclus dans la formation d’un nouvel employé, la durée de la formation, les formateurs, etc. Un comité de formation, constitué de gestionnaires, doit aussi se rencontrer au moins une fois par année, afin de rédiger un plan global de formation.
Les employeurs doivent indiquer le montant total consacré à la formation sur leur Relevé 1 — Sommaire annuel. Si le montant requis n’est pas dépensé, l’entreprise devra payer ce montant en taxe et le gouvernement redistribuera l’argent sous forme de subventions pour la formation d’autres entreprises. Une déclaration annuelle doit aussi être effectuée pour fournir des détails additionnels sur les activités de formation offertes pendant l’année.
Au cours des dernières années, le gouvernement a multiplié les vérifications de la conformité des entreprises avec la Loi 90, en vérifiant notamment que les activités de formation sont suffisamment documentées. Il est donc important de consigner toutes les informations relatives aux activités de formation dans votre organisation, à défaut de quoi vous pourriez être obligés de repayer les montants dus, ce qui peut représenter des sommes importantes.
La préparation de cette documentation peut vous sembler être beaucoup de travail, mais en planifiant et en organisant adéquatement vos activités de formation, vous vous assurez non seulement d’être en conformité avec la Loi 90, mais vous améliorez également l’efficacité et l’efficience de vos programmes de formation en relevant le niveau de compétences et de productivité de votre main-d’œuvre.
Besoin d’accompagnement pour répondre à vos obligations en matière de formation ?
Si vous avez besoin d’aide pour répondre à vos obligations en vertu de la Loi sur les compétences, n’hésitez pas à faire appel à l’équipe des services-conseils en ressources humaines de BDO.
Nous pouvons vous aider à créer et mettre en place des processus et des outils pour gérer correctement vos activités de formation, ou vous assister dans votre conformité législative. Nous pouvons également effectuer un préaudit du programme de formation de votre entreprise afin d’identifier les aspects qui méritent d’être améliorés.